Billede hentet fra: Pixabay
Det sker hele tiden:
Nyt IT-system, ny strategi, nye sikkerhedskrav, nye omstruktureringer, nye regler, nye arbejdsgange …
Der er altid forandringer i en virksomhed.
Men husker I at måle på jeres forandringer?
Når vi laver nye tiltag på arbejdspladsen, vil vi jo gerne opnå noget – og derfor er det oplagt at måle på om det lykkes, ikke?
I artiklen her får du et indblik i, hvorfor det er vigtigt at måle på forandringer (der er nemlig to vidt forskellige grunde), tre begynder-metoder til jer, der skal måle for første gang, og til sidst de tre største barrierer, som I skal undgå – hvis I vil sikre jer at høste den ønskede gevinst.
Lad os sætte i gang!
Hvorfor måle på forandringer?
Ja, det virker måske logisk – men lad os prøve at udforske det alligevel.
Der er nemlig typisk to meget forskellige grunde til at måle på forandringerne.
Grund #1:
Når ledere måler på forandringer, er det oftest for at kunne bevise effekten eller gevinsten ved forandringen.
De vil have data med til topledelsen, så de kan vise, at de har opnået nogle resultater. Og det er jo helt fint. Det er klogt at dokumentere, hvordan det egentlig går med forandringstiltagene.
Vi gætter på, at du godt kender denne begrundelse? Lad os så se på den anden grund – som er mindst lige så vigtigt.
Grund #2:
Når forandringsledere måler på forandringer, er det oftest for at finde ud af, hvor medarbejdere er i forhold til forandringen, så de kan sætte ind med de rette aktiviteter. Altså giver en måling et indblik i, hvad der er behov for.
Forandringslederne vil vide, om medarbejdere er klar til næste skridt i forandringen – det nytter jo ikke at begynde en eventuel træning, hvis ikke medarbejderne er klar til at modtage træningen.
Målet er det samme i begge tilfælde: De ønsker at opnå ændringer eller resultater. Men vejen derhen er lidt forskellig.
3 begynder-metoder til at måle på jeres forandringer
Der findes masser af metoder til at måle på forandringer – og hvilken én der passer til jeres forandringer, handler selvfølgelig om den givne forandrings natur.
Her er tre grundlæggende metoder, som er oplagte og nemme at implementere, hvis det er nyt for jer at måle på jeres forandringer.
#1 Dataudtræk
Den kender vi vist alle:
Implementeringen af nyt IT-system. Det er forandringsklassikeren over dem alle.
Hvis I skal have medarbejdere til at bruge et andet system, er det oplagt at bruge dataudtræk fra systemet til at måle på forandringen.
Det kan fx være så simpelt som at måle på, hvor mange logins der er.
Her er det jo selvfølgelig afgørende, at denne form for udtræk er tænkt ind fra starten. Det dur ikke at komme, bagefter IT-systemet er udviklet, og sige: “Hov, vi skal også kunne føre statistik på brugen.”
Too little, too late, buddy.
Hvis I skal indføre nye IT-teknologier, så hav fra planlægningsfasen et klart delmål om, at I skal kunne lave dataudtræk, så I kan følge op på, hvordan det går – både for at se, om I opnår den ønskede gevinst, og om
I skal sætte ind med andre aktiviteter.
#2 Spørgeskema med åbne svar
De fleste har nok prøvet at måle på forandringer med et spørgeskema. Og det er super til visse ting.
Men der er en værdifuld mulighed, som vi hos HUMAN UNIVERZ oplever, at de færreste benytter sig af. Nemlig det åbne svar.
Altså når du stiller medarbejderne et spørgsmål og lader dem selv formulere et svar i modsætning til at lade dem vælge mellem på forhånd definerede svarmuligheder.
Når du giver mulighed for et åbent svar, kan du finde ud af, hvad medarbejderne med deres egne ord mener om forandringen, og hvorfor den er nødvendig. Og det er ganske enkelt en guldgrube af indsigter og viden.
Ja, det er klart lettere at håndtere, hvis du definerer svarmulighederne for dem. Men det giver ikke samme indsigt i, hvordan det egentlig står til.
Så brug de åbne spørgsmål til at finde ud af:
Hvad medarbejdere mener om forandringen
Hvorfor forandringen er vigtig i medarbejdernes øjne
Hvad målet med forandringen er ifølge medarbejderne
Hvor medarbejdere er i forhold til forandringshistorien (som I jo selvfølgelig har lavet, ikke?)
Med større indsigt i hvor medarbejderne er, kan I bedre afklare, hvad der er behov for fra ledelsens side.
#3 Mål på adfærd
Forandringer handler ofte om en ny adfærd. Det kan være hvad som helst:
Alle medarbejdere skal bære hjelm på byggepladsen.
Alle medarbejdere skal bære ID-kort.
Alle kaffekopper skal have låg på.
Du kender dem sikkert. Men hvordan måler I på, om den nye adfærd bliver udført?
Jo, der er kun én vej frem: Observation.
Og ja, det er en manuel og tidskrævende proces, men observationsstudiet er den eneste måde at få pålidelige data på, om adfærden bliver ført ud i livet.
Du kan godt spørge medarbejdere, om de husker den nye adfærd – og du kan reelt ikke bruge svaret til noget. Mennesker overvurderer systematisk, hvor gode de er til at huske den slags.
Så: Frem med klikkeren og ud i virkeligheden. På den måde får du faktuel viden, som du kan handle på.
Sådan undgår du de 3 største barrierer
Selvom I ved, at det er vigtigt at måle på forandringen, kan det stadig være svært at komme i gang.
Her er de tre ting, som vi oplever, oftest bliver en barriere for målingen.
Barriere #1: Måleforstoppelse
Ja, overskriften lyder måske lidt poppet, men der er noget om det:
Når vi taler med virksomheder, har de oftest gang i flere end 80 forandringer samtidig.
Og det var 80!
Så er der altså ikke noget at sige til, medarbejderne ikke kan overskue endnu en forandring … uanset hvor gode intentioner I har.
Selvom det er vigtigt med kontinuerlige målinger for at have et sammenligningsgrundlag (fx før, under og efter), så bliver det uoverskueligt, hvis medarbejderne uge efter uge skal udfylde surveys om de forskellige forbedringsinitiativer, I har gang i.
Derfor skal I altid holde behovet for at måle op imod forandringens omfang. Er det en lille og enkel forandring, eller en stor og kompleks forandring? Hvis det er den første type, er det ikke sikkert, det er nødvendigt at måle på den. Vælg med omhu, hvor I vil sætte ind.
Hvis I vælger, at det er nødvendigt at måle på den givne forandring, så overvej, om I kan koordinere målingen med andre projekter, så I undgår at overvælde medarbejderne. Det kan også være, at I skal vælge målemetoder, som ikke kræver handling fra medarbejdernes side – fx dataudtræk eller observationer, hvis det er muligt.
Barriere #2: Uklarhed
Hvad vil I egentlig opnå?
Er det tydeligt og konkret? Forstår medarbejderne, hvad de skal gøre anderledes end før?
Det er desværre noget, vi støder på ofte. Der bliver tænkt store tanker og udformet strategier fra ledelsens side, meeen det kniber lidt med at præcisere, hvad det egentlig er, medarbejderne skal ændre.
Og så er det jo svært at måle på. 🤷♀️
Derfor bruger vi næsten altid videotesten, når vi planlægger forandringer med vores kunder.
Det er et værktøj, der sikrer, at forandringen er så konkret, at man kan omsætte den til adfærd.
Helt enkelt så spørger vi:
“Hvis vi filmede en person, som skulle udføre din forandring, kan vi så ved at se videoen kunne bekræfte, om personen gør det eller ej?”
For det er jo nemt at sige, at “vi har fokus på kunden” eller “vi er ansvarlige” – men hvad betyder det? Og hvordan skal medarbejderne omsætte det til handling?
Derfor er videotesten genial. Den sikrer, at det, vi gerne vil opnå, bliver defineret så klart og tydeligt, at medarbejderne ved, hvad de skal gøre anderledes.
Og det er jo en forudsætning for, at I opnår de ønskede gevinster.
Uklarhed om, hvad det egentlig er, man skal gøre anderledes, er en kæmpe dræber i forhold til at måle på forandringer. Derfor er det essentielt, at I beskriver helt konkret, hvad det er for en adfærd, I ønsker fra medarbejderne.
Barriere #3: Arbejdsmængden
Hvis I beslutter jer for at måle på en forandring, følger der en kædereaktion af aktiviteter, som skal ske.
Fx skal I:
Godkende målingen
Forberede materialet
Aktivere lederne/forandringslederne
Udarbejde statistik eller behandle data
Takke for svar
Dele resultatet af målingen.
Det kan tage pusten fra de fleste. Og arbejdsmængden er faktisk en stor barriere – også selvom I godt ved, det ville være klogt.
Så hvad gør I?
Jo, først og fremmest må I worke smartere and not hardere:
Planlæg, planlæg, planlæg. Tænk måling ind, allerede når I planlægger forandringen. Så er det lettere at gennemføre målingen senere.
Husk også at sætte tid af til at måle på forandringen. Det er klart, at det vælter projektet, hvis målingen kommer ind som en tilføjelse, når først I er midt i forandringsprocessen.
Opsummering til den travle læser
Er du scrollet herned, så snup en hurtig opsummering her.
Her er tre begynder-metoder til jer, der skal måle på forandringer for første gang:
Dataudtræk
Hvis I skal skifte IT-system, så brug statistik direkte fra systemet til at måle på, hvor meget det bliver brugt. Vær dog obs på, at den funktionalitet selvfølgelig skal tænkes ind fra starten.
Spørgeskema med åbne svar
Stil åbne spørgsmål og lad medarbejdere selv formulere deres svar. Det giver langt mere værdifuld indsigt i, hvad de tænker om forandringen, og om de har forstået nødvendigheden af den.
Mål på adfærd
Når forandringen handler om en ny adfærd, må du ud at observere, om medarbejderne udfører den nye adfærd. Observationsstudiet er den eneste måde, du får pålidelige data om en given adfærd. Frem med klikkeren eller kameraet!
Her er de tre største barrierer for at måle på forandringer:
Måleforstoppelse
Der er mange forandringer i gang samtidig ude hos virksomhederne. Undgå måleforstoppelse. Vær kritisk med, hvad I måler på – og vurdér om forskellige målinger kan koordineres, så I ikke overvælder medarbejderne.
Uklarhed
Ved medarbejderne, hvad de skal gøre anderledes? Ofte fejler forandringer og målingen af dem, fordi målet ikke er tydeligt. Brug videotesten til at gøre forandringen så konkret, at medarbejderne kan omsætte den til adfærd.
Arbejdsmængden
Der følger opgaver med, når man beslutter sig for at måle. Det hele skal forberedes, eksekveres og følges op på. Derfor bliver selve arbejdsmængden forbundet med målingen ofte en barriere for at gøre det. Tænk derfor målingen ind, allerede når I planlægger forandringen, og husk at sætte tid og ressourcer af til at måle på, om I opnår de ønskede gevinster.
Hjælp til at måle på forandringer?
Har I brug for hjælp til at måle på jeres forandringer og sikre, at I opnår gevinsterne og kan sætte ind med de rette aktiviteter, så tag endelig fat i os.
Vi tilbyder træningsforløb, kurser, rådgivning og eksterne konsulenter, der kan vejlede og guide jer under hele processen – og vores fokus er altid på håndgribelige metoder og konkrete værktøjer, som I kan bruge med det samme.
Ring eller skriv, og lad os få en uforpligtende snak om, hvad I har brug for, og hvordan I kommer i mål:
contact@humanuniverz.com
+45 33 93 63 23
Tak, fordi du læste med.